Vertragsdatenbank Lotus Notes 

Unsere Lotus Notes / Domino basierte  Vertragsdatenbank  erinnert an Ablauf/ Fristen, überwacht Vereinbarungen und gibt Kontrolle über Kostenstellen, Zahlen und Vertragsdaten - alles auch mobil auf dem Laptop. Durch zentrales Vertragsmanagement vermeiden Sie unnötige Zahlungen und finden die benötigten Daten schnell mit Hilfe mächtiger Suchfunktionen.

Auszug aus dem Funktionsumfang:

• Erinnerungsfunktion an Vertragsablauf und wichtige Vertragsinhalte (bis zu 9 pro Vertrag) – beim Wechsel von Verantwortlichkeiten oder Mitarbeitern werden automatisch die neuen Verantwortlichen erinnert!
• Wiedervorlage von Vertragskündigungen und -verlängerungen
• Mobile Verfügbarkeit der Verträge (beim Steuerberater, Rechtsanwalt, Verhandlungspartner, Bankgespräch usw.)
• Mächtige Suchfunktionen (auch in den Vertragsanhängen) – mehrere Stichwörter, Datumseinschränkungen, Wortausschlüsse usw. möglich
• Zuordnung der Verträge zu Kostenstellen/Kostenarten
• Genehmigung von Verträgen
• Versionsverwaltung der Verträge
• Rechtekonzept auf Vertragsebene
• Schreibschutz für genehmigte Verträge
• Vertragsverlängerungsfunktion
• Beliebig erweiterbare Vertragskategorien (z.B. Mietvertrag, Wartungsvertrag usw.)
• Beliebige Dateitypen als Vertragsdokument möglich (PDF, Office, Grafikformate usw.)
• Verlinkung von Verträgen, Verweise auf Verträge innerhalb der Vertragsverwaltung und von externen Notesanwendungen
• Auswertungen: z.B. Summenbildung nach Kostenstelle/ Vertragstyp/ Mandant etc.
• Einfache Archivierung alter Versionen innerhalb des Systems
• Einfache Anbindung an Archivsysteme