Dokumentenmanagement

Die Vielzahl in Unternehmen anfallenden und bisher angefallenen Dokumente führen zu einer immer unüberschaubaren Masse an Informationen, deren Aktualität kein Mitarbeiter mehr einzuschätzen vermag. Das Ergebnis sind mehrfache Redundanz, und keiner traut sich, veraltete Daten zu löschen.

Mit Hilfe moderner EDV-gestützter Systeme lässt  sich Dokumentenmanagement einfach umsetzen und sorgt so für eine strukturierte Dokumentenverwaltung mit minimalen Speicheranforderungen.

Fragestellungen:

• Übersichtlichkeit im Datendschungel
• Wiederfinden von Informationen
• Versionsverwaltung (z.B. für ISO Zertifizierung)
• Workflows zur Genehmigung und Freigabe von Informationen
• Integration von gedruckten Daten (Briefe, Rechnungen, ...), gescannten Dokumenten
• Integration von Daten, die per Email eingehen
• Digitale (Kunden)-Akte
• Zentrales Datenmanagement
• Lifecycle Management
• Speicherplatzbedarf
• Sicherungs-/ Backup-/ Wiederherstellungszeiten
• Verwaltung der großen Menge an verschiedenen Archiven
• usw.

Sie haben die Möglichkeit, alle wesentlichen Dokumente in einem zentralen System abzulegen und zu verwalten. Oder aber, Sie verwenden für den jeweiligen Einsatzzweck hoch spezialisierte Anwendungen und führen deren Daten in einem zentralen Archiv zur Aufbewahrung zusammen. Dieses übernimmt dann die Überwachung von z.B. rechtlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträumen und löscht Daten nach ihrem Ablauf automatisch, um Speicherplatz freizugeben.

Weitere Details entnehmen Sie bitte den Beschreibungen der marktführenden Systeme IBM Content Manager und Lotus Notes / Domino.

In engem Zusammenhang mit dem Dokumentenmanagement steht auch das Thema Archivierung (rechtssichere Aufbewahrung, Schutz vor unberechtigten Schadenersatzforderungen usw.).