Archivierung/ Email Archivierung

Die Archivierung/ Email Archivierung ist aufgrund von Compliance und rechtlichen Vorgaben sowie ständig wachsender Datenmengen und Strukturproblemen aktueller denn je. Hiebei geht es vor Allem um folgende Themen:

• Erfüllung gesetzlicher Auflagen und Vorgaben (GDPdU, Abgabenordnung, SOX etc.)
• Selbstschutz gegen unberechtige Klagen (z.B. Schadenersatzforderungen)
• Integration von gedruckten Daten (Briefe, Rechnungen, ...), gescannten Dokumenten
• Integration von Daten, die per Email eingehen
• Entlastung der Produktivsysteme durch Auslagerung von "Altdaten" (Emailsysteme, SAP, ...)
• Einhaltung von Sicherungs-/ Backupfenstern
• Verringerung der System-Wiederherstellungszeiten im Problemfall (z.B. Ausfall von Systemen)
• Senken des Administrationsaufwands für die Speichermedien durch zentrale Verwaltung
• Verwaltung der Medien (WORMS, Bänder, ...) und automatisch Migration bei neuer Mediengeneration
• Automatisches Löschen nicht mehr benötigter Daten (Speicherplatzfreigabe)
• Flexibles System, das mit Ihren Anforderungen mitwachsen kann (start simple and grow) - z.B. der IBM Content Manager
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Den Emails im Unternehmen kommt dabei eine besondere Rolle zu, denn sie enthalten mehr und mehr unternehmenskritische Prozessinformationen (lt. Osterman Research liegen heute bei einer Mehrzahl der Firmen 60% der kritischen Informationen als Email vor).

Meistens wird die Archivierung und das Löschen von Emails aber den Benutzern überlassen, sodass wichtige Daten verloren gehen können. Hier besteht dringend Handlungsbedarf!

Weitere Details entnehmen Sie bitte unserer Infobroschüre (PDF) und der Beschreibung eines der marktführenden Systeme IBM Content Manager.

In engem Zusammenhang mit der Archivierung steht die Verwaltung von Information/ Dokumenten im Archivsystem, das Dokumentenmanagement (Versionierung, Genehmigungsworkflows, digitale Akte, ...)